Huraian Kerja:
Kami sedang mencari Eksekutif Pentadbiran yang bertanggungjawab dan berorientasikan perincian untuk menyokong operasi pentadbir harian kami, rekod sistem SQL, proses invois dan penyelarasan operasi.
Peranan ini bertanggungjawab untuk memastikan semua rekod pesanan, penghantaran, invois, pembayaran dan resit dimasukkan dengan tepat dan disokong oleh dokumen yang betul.
Calon mesti dapat mengikuti prosedur syarikat dengan teliti dan bekerjasama dengan pasukan pentadbir, jualan, gudang dan penghantaran. Ini adalah peranan pelaksanaan dan sokongan.
Tanggungjawab Utama:
- Masukkan dan kemas kini rekod pelanggan, pesanan, penghantaran, invois, pembayaran dan resit dalam sistem SQL.
- Sediakan dan semak maklumat invois berdasarkan dokumen sokongan yang sah.
- Pastikan butiran invois seperti nama pelanggan, barang, kuantiti, harga, rujukan dokumen dan terma pembayaran adalah tepat.
- Menyokong operasi pentadbiran harian, termasuk penyediaan dokumen, pemfailan dan kemas kini rekod.
- Membantu semakan dokumen DO / RO / invois dan tindakan susulan.
- Menyelaras dengan pasukan dalaman mengenai status pesanan, rekod penghantaran, POD dan dokumen pergerakan stok.
- Susulan dokumen yang hilang atau tidak lengkap dengan orang yang berkaitan.
- Mengekalkan pemfailan dokumen sebut harga, DO, RO, invois, penghantaran, pembayaran dan resit yang betul.
- Laporkan sebarang maklumat yang hilang, salah atau tidak sepadan kepada pengurus pelaporan.
- Sediakan ringkasan pentadbiran harian atau mingguan yang mudah apabila diperlukan.
- Ikuti aliran dokumen syarikat dan elakkan perubahan manual yang tidak dibenarkan.
Keperluan Utama:
● Minimum 1–2 tahun pengalaman dalam pentadbiran, invois, sokongan jualan, sokongan operasi atau peranan berkaitan.
● Pengalaman menggunakan sistem SQL, perisian perakaunan, sistem ERP, sistem inventori atau sistem perniagaan yang serupa.
● Mampu mengendalikan invois, pesanan penghantaran, pesanan pelanggan dan dokumen jualan yang berkaitan.
● Memberi perhatian yang baik terhadap perincian, terutamanya nombor, kod item, kuantiti, harga dan rujukan dokumen.
● Pemahaman asas tentang aliran dokumen jualan seperti sebut harga, DO, invois, penghantaran, pembayaran dan resit.
● Kemahiran asas Microsoft Excel / Helaian Google.
● Mampu berkomunikasi dengan jelas dengan pasukan pentadbir, jualan, gudang dan penghantaran.
● Bertanggungjawab, teratur dan mampu mematuhi prosedur yang ditetapkan.
● Mampu bekerja dengan teliti tanpa membuat perubahan atau jalan pintas yang tidak dibenarkan.
● Mampu menanda dan melaporkan maklumat yang tidak lengkap atau tidak jelas sebelum meneruskan.
Keperluan Pilihan:
● Pengalaman dalam industri FMCG, pengedaran, perdagangan, logistik, gudang atau borong.
● Mahir dengan sistem perakaunan/inventori SQL.
● Pengalaman menyemak DO, RO, invois, POD, rekod pembayaran atau dokumen pergerakan stok.
● Mampu menyediakan laporan atau ringkasan pentadbiran yang mudah.
● Mampu bekerja dalam persekitaran yang didorong oleh proses.
Gaya Kerja Yang Kami Cari
● Berhati-hati dengan perincian
● Stabil dan bertanggungjawab
● Sikap susulan yang baik
● Bersedia mengikuti sistem dan prosedur
● Selesa bekerja dengan dokumen dan nombor
● Mampu bertanya kepada orang yang betul apabila maklumat tidak lengkap
● Tidak membuat keputusan tanpa kebenaran atau perubahan manual
